Anagrafica
Un semplice elenco dei clienti a cui saranno intestate le commesse.
Categoria
Qui gestisci le categorie in cui vuoi suddividere le tue commesse.
Dividere in categorie serve per avere un analisi economica di come va un certo tipo dicommessa rispetto ad un altro tipo Alcuni esempi di categorie possono essere: impianti nuovi/riparazioni, privati/aziende/entipubblici
Tipologia / Persona
Questo serve per quando si segna sul calendario un attività da fare.
Ogni tipo di attività sul calendario sarà identificata da un colore diverso.
Assegnando ad ogni tipologia un costo orario il software può anche calcolare quanto è costato in termini di ore fare la commessa.
Commessa
Ogni commessa rappresenta un lavoro da fare, la commessa oltre al cliente, il nome e la categoria ha uno stato Aperta/Chiusa.
Per noi le commesse Aperte sono quelle in lavorazione mentre quelle chiuse sono quelle terminate.
La differenziazione in due stati stati è utile sia per accedere ad un filtro che mi mostra le commesse aperte sia per fare delle analisi economiche. Inoltre le date di apertura e chiusura permettono di dettagliare meglio i due stati.
Entrate
In questa tabella si gestiscono i soldi che si ricavano dalla commessa, c’èuna data in cui si prevede di prende i soldi (o in cui si sono presi), l’importo e delle note perdettagliare meglio la cosa. Anche qui c’è lo stato per definire se l’entrata è Aperta/Chiusa.
Nella progettazione del software abbiamo pensato che quando si apre una commessa si indica da subito quando si prendono i soldi e quanti e lo stato rimane aperto fin tanto che non viene emessa la fattura.
All’emissione della fattura lo stato viene chiuso perché il lavoro sulle commesse è finito e si passa la gestione al software di fatturazione.
Tuttavia qualcuno preferisce tenere l’entrata aperta fintanto che non salgono i soldi sul conto corrente e indica nelle note il numero di fattura/ricevuta.
Uscite
Qui si segnato le spese dirette effettuate sulla commessa (ad esempio acquisto di materiali, maestranze esterne, bolli,…). Anche nelle uscite è presente lo statoAperta/Chiusa.
Per noi un uscita Aperta è un uscita che dobbiamo ancora pagare equando viene pagata si segna come chiusa, nulla vieta di interpretare diversamente il significato di questo stato.
Questo software non è un software di contabilità per cui, per mantenerlo semplice e immediato, negli importi non è presente la gestione dell’IVA per tanto consigliamo di decidere da subito se mettere gli importi con o senza IVA (noi consigliamo di metterli senza IVA).
Attività / Ore Lavoro
Qui si tratta di gestire la manodopera, sia in termini del totale delle ore fatte che di quando sono state fatte. Questi dati possono essere inseriti dalla scheda della commessa o gestiti attraverso il calendario.
La tipologia di attività ne determina il costo orario (in molte aziende per comodità viene inserito un unico costo orario medio per tutto).
Lo stato Aperta/Chiusa per noi ha il significato che un attività aperta è solo pianificata ma dev’essere ancora svolta mantre una volta svolta viene chiusa. Nel caso un attività risulti chiusa non è più possibile spostarla all’interno del calendario, per modificarne i dati bisogna premere sull’icona modifica.
Scadenze
Questa tabella serve per avere una base di programmazione del lavoro, se ci sono scadenze sulle commesse in questa tabella vanno inseriti. Qui noi consigliamo di creare molteplici scadenze per le commesse a medio/lungo termine.
Se ad esempio una commessa dev’essere consegnata entro 6 mesi sarebbe consigliabile mettere 2 o 3 scadenze intermedie come verifica avanzamento lavori in modo da non trovarsi con troppo accumulo di lavoro.
Noi consigliamo di mettere due scadenze, una quella effettiva e una quella in cui devo tassativamente iniziare il lavoro.
Checklist/Materiale
In questa sezione si trova un elenco di tutta l’attività da svolgere/svolta o il materiale usato/da utilizzare sulla commessa. Volutamente non è stato inserito l’aspetto economico perché implicava una serie di sotto gestioni che avrebbero complicato notevolmente l’uso del software.
Eventuali costi di materiale possono essere indicati nella sezione usciti come costi singoli o come costo complessivo del materiale. Lo scopo di questa tabella è quello di avere un elenco dell’attività da svolgere e/o del materiale necessario per la commessa.
Questa sezione spesso viene usata come ToDo list della commessa.
Lo stato è utilizzabile in varie modalità, si può indicare come Aperta l’attività ancora da svolgere o il materiale da ordinare, quello da preparare, quello da mettere in fattura (qui il discorso varia molto in base al modo di lavorare dell’azienda) e Chiuso per gestire la situazione opposta.
Report Calendario
Report Scadenze
Il report mostra un elenco di tutte le scadenza Aperte
Report Checklist / Materiale
Il report mostra un elenco di tutte il le checklist/materiale in stato Aperta.
Report Entrate / Uscite
Da questa schermata è possibile vedere in simultaneamente i report delle Entrate e delle Uscite presenti su tutte le commesse. I dati mostrati all’accesso del report sono quelli del mese in corso e in stato Aperto ma è possibile modificare le date e lo stato tramite i campi di ricerca previsti.
Lo scopo di questo doppio report è avere un quadro di tutto quello che deve entrare/uscire in un certo periodo (e/o quello che è già entrato e uscito).
Report Analisi Economica
Da questa schermata è possibile visualizzare l’andamento economico di ogni commessa filtrando per un certo periodo, rispetto alle altre schermate da questo report è possibile anche ricavare l’utile giornaliero ed orario per ogni commesse.